Erreurs de rapports financiers : comment les corriger ?

Le processus d’information financière est considéré par beaucoup comme la fonction la plus importante d’un système comptable. Cependant, même le meilleur système comptable ne peut pas surmonter un processus de rapports financiers défectueux. Pour vous aider à déterminer si votre processus de rapport financier présente un problème.

Les rapports financiers manquent de données comparatives

Certaines entreprises peuvent ne produire que des rapports à une seule colonne, qui sont moins informatifs que les rapports à plusieurs colonnes en raison de l’absence de données comparatives. L’inclusion des montants de l’année précédente, des montants du mois précédent ou des montants budgétisés permet au lecteur de déterminer plus facilement si les montants actuels dépassent ou sont inférieurs aux attentes.

Solution : assurez-vous d’inclure des données comparatives dans vos états financiers et rapports d’information. Plutôt que de regrouper tous les chiffres comparatifs possibles dans un seul rapport, ce qui pourrait entraîner trop d’informations, envisagez plutôt de publier plusieurs rapports. Par exemple, vous pouvez produire deux états des résultats : l’un comparant les montants réels aux montants budgétaires et l’autre les montants réels aux montants de l’année précédente.

Les rapports financiers manquent de différences calculées

Bien que l’inclusion de colonnes de comparaison soit un pas dans la bonne direction, l’absence de calculs de différence oblige le lecteur à calculer ces différences mentalement ou avec une calculatrice – dont les deux méthodes sont chronophages et plus sujettes aux erreurs. L’approche la plus efficace consiste à fournir aux lecteurs des différences de colonnes calculées afin qu’ils puissent se concentrer davantage sur l’étude des données et moins sur l’arithmétique.

Solution : lors de la production de rapports financiers contenant des données de comparaison, incluez les différences calculées afin que le lecteur puisse assimiler plus facilement les données.

Les rapports financiers manquent de différences de pourcentage calculées

Lorsque les calculs de différence peuvent être informatifs, les différences en pourcentage peuvent être tout aussi ou plus informatives. Par exemple, supposons que les montants budgétisés et réels sont de 62 000 £ et 74 000 £, respectivement, pour les dépenses salariales et de 2 800 £ et 5 600 £, respectivement, pour les dépenses de services publics. Dans cet exemple simplifié, les différences calculées montrent que les dépenses salariales réelles ont dépassé le montant budgété de 12 000 £, tandis que les dépenses en services publics ont dépassé le montant budgété de seulement 2 800 £. Dans cette situation, un examinateur occasionnel pourrait se concentrer sur la plus grande différence de salaires et minimiser  les dépenses excessives en services publics. Cependant, les calculs de différence en pourcentage pour ces mêmes montants révèlent que les dépenses salariales sont supérieures au budget de 19 %, tandis que les dépenses de services publics sont supérieures au budget de 100 %. Ces calculs de pourcentage supplémentaires rendent les dépassements de services publics beaucoup plus difficiles à ignorer. Le tableau d’affichage des calculs de pourcentage indique ces montants de dépenses, y compris les différences calculées et les différences de pourcentage. Remarquez comment les montants de différence (12 000) et -100 % sont plus faciles à détecter, par opposition à l’examen des colonnes réelles et budgétaires uniquement.

Solution : lors de la production de rapports financiers contenant des données de comparaison, incluez les différences de pourcentage avec les différences calculées afin que le lecteur puisse plus facilement détecter les dépassements qui peuvent ne pas être aussi perceptibles lorsqu’ils sont analysés uniquement sur des différences calculées.

Défaut de lire/étudier/scruter les états financiers

Le processus de production de rapports financiers est presque inutile si personne ne prend la peine de lire ou d’étudier ces rapports. De plus, il est également plutôt inutile pour le personnel de lire ou d’étudier ces rapports s’ils ne vont pas enquêter sur des écarts importants ou des problèmes ou erreurs suspectés.

Solution : Toute personne qui reçoit des états financiers ou des rapports d’information doit :

• Apprenez à lire et à comprendre ces rapports.
• Prenez le temps de lire et d’étudier ces rapports en temps opportun.
• Identifiez les écarts (dans les données, les montants ou les soldes du rapport), le cas échéant, qui s’écartent considérablement des attentes.
• Essayez de déterminer la cause de ces écarts et de les résoudre à la satisfaction de tous.

Si les divergences ne peuvent pas être expliquées, signalez ces divergences ou anomalies de données à quelqu’un qui peut les corriger de manière adéquate.

Défaut de réviser les procédures pour éviter que des écarts ne se reproduisent

Souvent, les entreprises qui identifient une erreur ou un écart de manière appropriée prennent le temps d’ajuster ou de corriger les livres, mais ne parviennent pas à mettre en œuvre ou à réviser leurs procédures comptables pour éviter que l’erreur ou l’écart ne se reproduise. Par exemple, si un écart résulte d’un traitement incorrect d’un dépôt client compliqué, l’erreur doit être corrigée dans le système comptable, et une deuxième partie doit être désignée pour examiner toutes les transactions de dépôt client compliquées à l’avenir jusqu’à ce que le comptable qui a commis l’erreur est réputé compétent dans cette activité.

Solution : À mesure que des écarts importants sont identifiés et corrigés dans le système, la direction doit mettre en œuvre des mesures correctives pour s’assurer que les écarts ne se reproduisent pas. Consultez le service d’un expert comptable Saint-Gilles si vous avez des questions concernant les erreurs de rapports financiers.